Privacyverklaring Vonkivo

1. Wie zijn wij

Vonkivo is een dienst van [invullen: naam en rechtsvorm, bijvoorbeeld De Onderwijskracht B.V.], gevestigd aan [invullen: adres, postcode en plaats], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [invullen: KvK-nummer]. In deze verklaring noemen we dat "Vonkivo", "wij" of "ons".

Vragen over privacy stel je via [invullen: e-mailadres voor privacyvragen, bijvoorbeeld info@vonkivo.nl]. [invullen: Hebben jullie een functionaris gegevensbescherming (FG)? Zo ja: naam en contactgegevens. Zo nee: deze zin weghalen.]

2. Onze rol: verwerker of verwerkingsverantwoordelijke

Vonkivo heeft twee rollen, afhankelijk van welke gegevens het gaat.

• Gegevens in de app (namens de school). Een school die Vonkivo gebruikt, bepaalt welke gegevens van leerlingen, ouders en aanbieders erin komen en waarvoor. De school is daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke. Vonkivo is verwerker en werkt alleen in opdracht van de school, op basis van een verwerkersovereenkomst. Wil je als ouder je gegevens inzien of laten aanpassen, dan kun je bij de school terecht. Wij helpen de school daarbij.
• Gegevens voor onze eigen dienstverlening. Voor de website, het kennismakingsformulier en het contact met scholen zijn wij zelf verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke gegevens we verwerken

Website en kennismakingsformulier

• Naam van de school, je naam, je e-mailadres en, als je dat invult, je telefoonnummer.
• Technische gegevens die nodig zijn om de website te laten werken, zoals je IP-adres in de logbestanden van de hostingpartij.

Accounts in de app

• Iedereen met een account: naam, e-mailadres, rol, de school waar je bij hoort, wanneer je account is geactiveerd en wanneer je voor het laatst bent ingelogd. Je wachtwoord slaan we alleen versleuteld op; niemand kan het lezen.
• Ouders: telefoonnummer en een noodcontact, als je die invult.
• Kinderen: naam, groep en school, de activiteiten waarvoor het kind is ingeschreven of op de wachtlijst staat, afmeldingen en aanwezigheid. Als de ouder dat invult ook: allergieën, medicijngebruik, of het kind zelfstandig naar huis gaat of wordt opgehaald en door wie, en of er toestemming is voor foto's.
• Aanbieders en begeleiders: naam, contactgegevens, een verklaring omtrent het gedrag (VOG) als de school daarom vraagt, en voor facturen bedrijfsgegevens zoals KvK-nummer en IBAN.
• Berichten en notities: berichten die een begeleider aan ouders van een groep stuurt, vragen die ouders aan de school stellen, en notities die begeleiders of de school bij een leerling maken.

Informatie over allergieën en medicijnen zijn gegevens over gezondheid. Die vallen onder de bijzondere persoonsgegevens en krijgen extra bescherming. Ze zijn alleen zichtbaar voor de school en voor de begeleiders van de activiteiten waar het kind aan meedoet, zodat zij weten waar ze op moeten letten. [invullen: controleren of de toegangsregels in de database dit ook zo afdwingen] Een ouder vult ze alleen in als dat nodig is en kan ze altijd weer weghalen.

4. Waarvoor we de gegevens gebruiken

• Kennismakingsaanvragen beantwoorden en een afspraak met de school maken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang om te reageren op een vraag die je zelf stelt.
• Het naschoolse aanbod van de school regelen: inschrijven, wachtlijsten, afmelden, aanwezigheid, berichten, facturen en verantwoording. Dit doen we namens de school. De school bepaalt de grondslag; meestal is dat de uitvoering van een taak of de overeenkomst tussen school en ouder, en voor gezondheidsgegevens de uitdrukkelijke toestemming van de ouder.
• E-mails die bij het gebruik horen, zoals een bevestiging van een inschrijving, een melding dat een plek vrijkwam of een link om je wachtwoord te herstellen.
• De dienst veilig en werkend houden: fouten opsporen, misbruik voorkomen en beveiligingsincidenten onderzoeken. Grondslag: gerechtvaardigd belang.

We gebruiken gegevens niet voor advertenties, maken geen profielen voor marketing en verkopen niets door.

5. Met wie we gegevens delen

Binnen Vonkivo ziet iedereen alleen wat bij zijn of haar rol hoort (zie Dataveiligheid). Daarnaast werken we met deze partijen, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

• Supabase: database, inloggen en bestandsopslag. Regio: [invullen: regio van het Supabase-project, bijvoorbeeld Frankfurt (eu-central-1)].
• Microsoft Azure: hosting van de website en de app, in West-Europa.
• [invullen: mailprovider: Google Workspace (Gmail) of Resend]: het versturen van e-mails.
• De Onderwijskracht: ontvangt kennismakingsaanvragen, omdat zij scholen begeleidt bij het programma Meer op school. [invullen: klopt deze omschrijving van de relatie met De Onderwijskracht?]

Met deze partijen hebben we afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding. We geven gegevens alleen aan anderen als de wet ons daartoe verplicht.

6. Gegevens buiten de Europese Unie

We slaan gegevens op binnen de EU. [invullen: Gaat er via een van de partijen hierboven toch gegevens naar een land buiten de EU (bijvoorbeeld bij e-mail via een Amerikaanse dienst)? Beschrijf dan welke waarborgen gelden, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen. Zo niet: "Gegevens gaan niet naar landen buiten de EU."]

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• Kennismakingsaanvragen: [invullen: termijn, bijvoorbeeld 2 jaar na het laatste contact].
• Gegevens in de app: zolang de school Vonkivo gebruikt en de school de gegevens nodig heeft. Stopt de school, dan verwijderen we de gegevens binnen [invullen: termijn, bijvoorbeeld 3 maanden], tenzij in de verwerkersovereenkomst iets anders is afgesproken.
• Accounts: een account dat de school verwijdert, verwijderen we met de bijbehorende gegevens. [invullen: termijn voor accounts van ouders waarvan de kinderen de school verlaten].
• Aanwezigheid en facturen: [invullen: termijn; facturen moeten fiscaal 7 jaar bewaard worden].

8. Beveiliging

Alle verbindingen met Vonkivo zijn versleuteld. Wachtwoorden worden niet leesbaar opgeslagen. Toegang tot gegevens is per rol vastgelegd in de database zelf. Verklaringen omtrent het gedrag staan in afgeschermde opslag en zijn alleen te openen via een link die na vijf minuten verloopt. Merken we een datalek, dan melden we dat aan de school, en als dat nodig is aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Cookies en opslag in je browser

De website gebruikt geen cookies en geen analyse- of trackingdiensten. Het lettertype en de afbeeldingen komen van onze eigen server. Als je inlogt in de app, bewaart je browser een sleutel waarmee je ingelogd blijft, en een paar instellingen zoals je weergavevoorkeur. Dat is nodig om de app te laten werken en daar is geen toestemming voor nodig.

10. Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt ook vragen om de verwerking te beperken, bezwaar maken tegen een verwerking en je gegevens in een gangbaar bestandsformaat opvragen. Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken.

Gaat het om gegevens die de school in Vonkivo heeft gezet, dien je verzoek dan in bij de school. Gaat het om de website of het kennismakingsformulier, mail ons dan. We reageren binnen een maand. Om misbruik te voorkomen kunnen we je vragen om aan te tonen wie je bent.

11. Een klacht

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als Vonkivo verandert of als de wet dat vraagt. Bovenaan staat wanneer de tekst voor het laatst is gewijzigd. Bij grote wijzigingen laten we het de scholen weten.